Secrétaire administrative

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS:

• Développer des outils en appui à la direction pour l’application et le respect des procédures et des politiques en place ; 
• Créer et faire le suivi des registres et préparer des rapports selon les directives de la direction d’école ; 
• Assurer un appui administratif dans la gestion des demandes de la direction, des clients internes (ex. les membres du personnel) et externes (ex. partenaires communautaires, fournisseurs, parents, consortium  de transport) ; 
• Créer des registres, coordonner et tenir à jour diverses listes et fiches de contrôle (Ex. la distribution des clés, les formulaires des parents, les RAC pour les parents bénévoles, inventaire des fournitures, etc.) ; 
• Coordonner l’utilisation des locaux pendant et après les heures de classe ; 
• Rédiger la correspondance administrative quotidienne ;   
• Organiser et tenir à jour un système de classement pour les dossiers (y compris les dossiers d’élèves) ; 
• Assurer un leadership pour l'exécution des tâches et le bon fonctionnement du secrétariat ; 
• Assurer l’exécution des tâches liées au SIS (ex : soutenir les tâches liées à l’inscription des élèves et  l’inscription en ligne, démarrage et fermeture de l’année scolaire, bulletins scolaires) et au cadre - d'imputabilité ; 
• Ouvrir, organiser, transférer et archiver les dossiers scolaires ; 
• Appuyer la gestion du système de suppléance ; 
• Recevoir et préparer pour envoi le courrier et les colis ; 
• Effectuer toutes les tâches reliées à la tenue de livres des fonds scolaires (émission des chèques  fournisseurs, conciliation bancaire, gestion des paiement et des  dépôts, conciliations des activités de collecte de fonds, etc) ; 
• Coordonner les processus d’achats et les paiements pour les écoles ; 
• Vérifier les entrées budgétaires, tenir compte des budgets et produire des rapports à la demande de la direction de l'école ; 
• Effectuer la gestion du Service en ligne (création de produits, génération de rapports, résolution de problèmes des usagers); 
• Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des outils de secrétariat en faisant le lien avec les personnes responsables. 

EXIGENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES:*

• Diplôme d’études collégiales d’un (1) an en administration 
• 2 Cours réussis en tenue de livres et tenue de livres informatisées 
• Habiletés  informatiques et compétences intermédiaires en Excel 
• Compétences informatiques avancées - Minimum de trois (3) ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste 
• Savoir travailler en équipe 
• Résolution de problèmes 
• Être organisé 
• Rigueur 
• Savoir transmettre l’information 
• Orientation vers l’apprentissage

EXIGENCES PARTICULIÈRES:

- Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.